Warum Sie Ihre Krisen managen sollten!

Bei der Entwicklung von Krisenmanagement-Systemen gibt es einen Methodenwechsel weg von der Konzentration auf die Ursachen. Der moderne Ansatz geht aus von der Wirkung auf das Unternehmen und seine Kernprozesse. Beispielsweise ist es für einen Versandhandel mehr als kritisch, wenn die Versand-Logistik ausfällt und die maximal tolerable Ausfallzeit überschritten wird. Dann ist schnellstens eine Ersatzlösung vonnöten, das sogenannte Business Continuity Management. 

Die Ausfallursache ist zunächst einmal nebensächlich. Sie spielt erst bei der Wiederherstellung des Normalbetriebs eine Rolle. Wichtig ist: Kritisch ist der Ausfall des Prozesses.

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Die richtige Vorgehensweise

Wir ermitteln zunächst die kritischen Kernprozesse des Unternehmens und die maximal tolerierbaren Ausfallzeiten. Die nächsten Schritte sind

  • ein Szenariokatalog gibt ein umfassendes Bild der Krisenszenarien
  • ein Workshop diskutiert und bewertet die einzelnen Szenarien
  • ein Baukasten aus sechs bis acht definierten Szenarien bestimmt das weitere Vorgehen in der Krise
  • Maßnahmenpläne und Checklisten bereiten mögliche Lösungen vor

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation für die Arbeit im Krisenstab orientiert sich bei unserem methodenorientierten Ansatz an dem „Führungsrhythmus.“

Der generische Ablaufplan muss mit den unternehmensindividuellen Dokumenten, wie etwa den richtigen Sofortmaßnahmen und den szenarioorientierten Maßnahmeplänen, ergänzt werden.

  • Alarmierung
  • Lageerfassung
  • Informationsbeschaffung, Sofortmaßnahmen
  • Auswirkungsanalyse, Zieldefinition
  • Priorisierung
  • Maßnahmen
  • Optionen
  • Weitere Schritte
  • Wiederherstellung, Abschluss Stabsarbeit

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Kurzfassung Führungsrhythmus

Arbeitsschritt Ablauf Bemerkungen
1 Alarmierung; Beginn Stabsarbeit Information an Krisenstab über möglichen Krisenfall Entscheidung über weitere Bearbeitung gemäß Vorgaben Falls Krisenstab nicht aktiviert, Ende des Prozesses und Bearbeitung gemäß Entscheidung über weiteres Vorgehen Bei Aktivierung Krisenstab: Information an die definierten Mitglieder
2 Lageerfassung / – bericht Aufbereitung des Sachverhalts nach aktuellem Kenntnisstand
  • Wer • Wie • Was • Wann • Wo • Warum
  • Eingeleitete Sofortmaßnahmen 
  • Involvierte Stellen intern / extern
  • sonstige relevante Informationen
  • Status der beauftragten Maßnahmen
Im Regelfall ist es sinnvoll, die Lageerfassung und –fortschreibung aus der Arbeit des Krisenstabes auszulagern und durch einen eigenes Lagezentrum fortlaufend aufbereiten zu lassen, welches regelmäßig und bei Bedarf berichtet. Die Entscheidung hierüber trifft die Leitung Krisenstab.
3 Informations-beschaffung,  Sofortmaßnahmen Aufträge an involvierte Stakeholder zur Verdichtung des Lagebildes Einleitung Sofortmaßnahmen, dabei insbes.
  • Schadensbegrenzung (insbes. Rettung von Leib und Leben)
  • Klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten
  • Erstkommunikation; Information über Einrichtung Krisenstab verteilen (zentraler Infosammelpunkt)
Sofortmaßnahmen sollten späteren Entscheidungen des Krisenstabes so wenig wie möglich vorgreifen!
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Sie möchten die komplette Kurzfassung des Führungsrhythmus‘ lesen?
Dann hinterlassen Sie uns hier Ihre E-Mail Adresse und wir schicken Ihnen den Ablaufplan als PDF zu.

Abbildung der Unternehmensorganisation

Parallel dazu wird das Krisenmanagement-Konzept entwickelt:

  • Krisenmanagement-Organisation
  • Besetzung
  • Zuständigkeiten
  • Verantwortungen der Krisenstäbe
  • Eskalationsstufen und weitere Definitionen

Dokumentation

Alle erarbeiteten Dokumente und Verfahren werden in einem aktionsorientierten Krisenmanagementhandbuch – in Papierform und/oder in der Krisenmanagement-App DEMiOS- zusammengestellt.

Einführungsübung

Das Projekt schließt ab mit einer einführenden Schulung des Krisenstabs. Die Mitglieder müssen ihre neuen Rollen und das System kennen lernen. Ein Krisenmanagement-Training vermittelt diese Kenntnisse.

Zum Glück ist der Einsatz relativ selten. Damit die Stabsarbeit im Ernstfall funktioniert, muss eine gewisse Routine in den Abläufen herrschen. So übersteht Ihr Unternehmen auch den schlimmsten Sturm möglichst unbeschadet.

Krisenmanagement Schulung

Bei einer Krise kann die Normalorganisation des Unternehmens die Situation nicht mehr meistern. Typisch sind hohe Eskalationsgeschwindigkeit und ein starker Mangel an Information und Zeit. Damit der Krisenstab des Unternehmens aktiv vor die Lage kommt, sind insbesondere die Abläufe im Krisenstab selber zu beachten. Bei konsequenter Einhaltung des Führungsrhythmus verfügen Sie auch in völlig unbekannten Situationen über ein bewährtes, grundlegendes und methodisches Hilfsmittel.

Dieses Kernstück des Krisenmanagements wird in der betrieblichen Praxis leider nicht ausreichend beachtet. Das Verhalten des Krisenstabs und des Unterstützungsteams wird zu wenig geübt. Die Anforderungen aus der stark eskalierenden Situation sind aber sehr hoch, und nur wenige Mitarbeiter sind entsprechend qualifiziert. Damit wird leider der gesamte Erfolg des Krisenmanagements in Frage gestellt.

Für die Ausbildung eines Krisenstabs haben wir ein gestuftes Fortbildungsprogramm entwickelt. Dieses Programm bieten wir als Inhouse Seminare oder in unserem eigenen Schulungszentrum der VERISMO Academy an.

  • Beim Kurs „Krisenmanagement Kompakt“ werden die Grundlagen des Krisenmanagements vermittelt.
  • Beim „Krisenmanagement-Training“ wird die Arbeit im Stab mit der erforderlichen Methodik geübt.
  • Der Kurs „Krisenmanagement für Fortgeschrittene“ erarbeitet die Führung im Krisenstab und nutzt auch die Krisensimulation GemaSim.
Mit dem erfolgreichen Abschluss dieser drei Kurse wird das Krisenmanagement-Zertifikat von Verismo erworben.

Es gibt mehrere Arten von Übungen:

  • die reineAlarmierungsübung; die zuständigen Mitarbeiter finden sich zeitnah am verabredeten Ort ein
  • die Vollübung; der Stab und Einsatzteams werden vor Ort tätig
  • dieTrockenübung; eine Spielleitung lässt Krisenstab und Unterstützungsteam eine kritische Lage bewältigen

Es ist sinnvoll, zunächst das angestrebte Lernziel zu formulieren:

  • einfache Fragen, wie etwa Verarbeitung von Meldungen und Aufträgen (Krisenstab mit geringer Erfahrung)
  • psychologische Aspekteeiner Krise (Krisenstab mit größerer Erfahrung)

Wir entwickeln zusammen mit einem Insider des Unternehmens auf der Basis des Lernziels das Szenario für die Übung. Zudem erstellen wir ein detailliertes Drehbuch. Dieses bereitet die verschiedenen Einspielungen vor und definiert Eskalationsmöglichkeiten. So garantieren wir eine möglichst große Nähe zur Realität.

Die erfolgreiche Praxis zeigt: Zunächst thematische Einführung in die Arbeit des Krisenstabs, dann Erläuterung der verabredeten Lernziele. Die eigentliche Übung beginnt mit der ersten Einspielung. In der Folge werden die Krisenszenarien möglichst realistisch simuliert. Der Einsatz der Zeitraffung hilft dabei, den Druck auf den Krisenstab zu intensivieren. Die Teilnehmer erleben den Faktor Krise hautnah und unmittelbar.

Nach der Übung werden die Erfahrungen besprochen und erste Empfehlungen gemeinsam erarbeitet – lessons learned. Die Krisenstabsübung schließt ab mit einem schriftlichen Bericht als Grundlage für die weitere Verbesserung des Krisenmanagement-Systems. Hier werden die Aktionen der Teilnehmer dokumentiert, potenzielle Gefahren aufgezeigt und Verbesserungen vorgeschlagen.

Krisenmanagement verbessern

Neue Anforderungen

Veraltete Krisenmanagement-Systeme erfüllen nicht mehr die heutigen Anforderungen. Die Methoden haben sich wesentlich weiterentwickelt. Die Internationalisierung der Produktion dezentralisiert das Management. Nuklearkatastrophen wie die von Fukushima zeigen jedoch, dass Krisen sowohl an einem Produktionsstandort als auch in der Unternehmenszentrale behandelt werden müssen.

Die Fokussierung

Die Fokussierung auf die Arbeit des Krisenstabs selber erhält methodisch immer mehr Akzeptanz. Der Führungsrhythmus gewinnt als Strukturkomponente an Bedeutung. Ein Projekt zur Verbesserung des Krisenmanagements definiert die Anforderungen an ein modernes Krisenmanagement. Die Klärung der IST-Situation eröffnet Wege zur Umsetzung.

Schulungs-Center

Dynamisches Krisenmanagement in ruhiger Umgebung

Die Seminare finden größtenteils in unserem eigenen Schulungszentrum im Centrum Obermühle in der wunderschönen Pfalz oder an unserem Stammsitz in Küsnacht statt. Mit kleinen Gruppen von maximal 12 Teilnehmern sichern wir eine sehr individuelle Betreuung.

Die Verismo Academy ist das Schulungszentrum der Beratungsgesellschaft Verismo GmbH im Centrum Obermühle. Sie umfasst das eigene Seminar- und Schulungsprogramm. In den Räumen der Verismo Academy veranstalten wir auch Workshops mit unseren Kunden.

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