Digitalisierungs-Assessment

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Wir schaffen Ihnen einen Überblick über die Digitalisierung ihres Krisen- und Ereignismanagements!

Unsere Gesellschaft und die Technik haben sich in den vergangen zwei Jahrzehnten und, bedingt durch die Corona-Pandemie, vor allem in dem vergangenen Jahr, gewaltig verändert. Neue Technologien und Digitalisierung greifen in alle Bereiche unserer Gesellschaft und Wirtschaft ein. 

Mit einem Digitalisierungs-Assessment helfen wir Ihnen dabei, eine Übersicht über die vorhandenen Systeme zu erhalten, eine Zukunftsvision zu erarbeiten und auf der Basis einer GAP-Analyse ein Grobkonzept zu Umsetzung der Zukunftsvision zu erstellen.

Ziel des Digitalisierungs-Assessment ist es, die Möglichkeiten der Integration der modernen Tools zu nutzen, um die Prozesskosten der Unternehmenssicherheit zu senken, Synergiepotentiale zu heben und die Transparenz und die Nutzbarkeit der vorhandenen Daten zu erhöhen.

Unser Ansatz

Dieses Assessment wird von unseren erfahrenen Experten in den Bereichen Krisen- , Ereignis- und Risikomanagement, Informationstechnologie und Office 365 bzw. MS Teams durchgeführt.

Ausgewählte Publikationen zur Digitaliserung im Krisenmanagement

Strategische Entscheidungsfindung im digitalen Zeitalter
Die Digitale Evolution des Krisenmanagements
Die Krisenstäbe werden virtueller
Krisenmanagement im digitalen Zeitalter

Folgendes sind die Ziele unseres Digitalisierungs-Assessment:

Das Assessment in drei Schritten

Erhebung des IST-Zustandes

Auf der Grundlage der bekannten Darstellung sollen in diesem ersten Schritt die Einzelheiten der heute vorhandenen technischen Systeme erfasst werden. Für diesen Prozess werden wir eine bewährte strukturierte Vorgehensweise vorschlagen, die die Kernfragen der einzelnen Tools abdeckt.

Folgende Themen werden dabei erfasst:

  • Sichtung und Bewertung der vorhandenen Dokumente
  • Organisatorische Rahmenbedingungen (beteiligte Organisationseinheiten, Entscheidungsstrukturen, Kompetenzen der Einheiten)
  • Verwendete Prozesse der Informationsbeschaffung und -verarbeitung
  • Unterstützende technische Hilfsmittel (Tools) und ihr technologischer Stand in Bezug auf moderne Umsetzung
  • Stand der Umsetzung von Office 365 und Teams
Bei dieser Erhebung sollte auch erfasst werden, inwieweit diese Gegebenheiten in der Zentrale oder auch bei Niederlassungen gegeben sind.

Zusammenstellung der Anforderungen an die Gestaltung des zukünftigen Ablaufes (SOLL-Zustand)

In dem nächsten Projektschritt sollen dann die Vorstellungen für die Gestaltung des zukünftigen Ablaufes im Bereich des Sicherheits-, Ereignis- und Krisenmanagements zusammengetragen werden. Bei dieser Runde sollte die Gelegenheit für die an diesem Tätigkeitsfeld beteiligten Personen bestehen, Ihre Vorstellungen für einen zukünftigen Prozessablauf zu äußern.

Auf der Grundlage der bisher geäußerten Vorstellungen könnten diese Vorstellungen folgende Punkte umfassen:

  • Nutzbarkeit im tagtäglichen Sicherheits- Ereignis- und im Krisenmanagement
  • Optimierung der bestehenden Prozesse und der damit verbundenen Prozesskosten durch Nutzbarkeit für Nachbarbereiche, wie BCM, Versicherungs- und Risikomanagement etc.
  • Möglichst geringer Schulungsaufwand für alle nicht unmittelbar am Prozess beteiligte Personen
  • Gleichförmige Zugänglichkeit für alle erforderlichen Dokumente
  • Nutzung der Gesamtanwendung ohne Medienbruch
  • Dezentrale Nutzungsmöglichkeiten
  • Nutzbarkeit auf vielfältigen Endgeräten

Grobkonzept

In dem nächsten Projektschritt wird dann mittels einer agilen Vorgehensweise der IST- mit dem SOLL-Zustand abgeglichen und im Rahmen des Grobkonzeptes zusammengetragen.
In dem Grobkonzept werden die wesentlichen Elemente einer zukünftig gedachten Situation niedergelegt. Dieses Grobkonzept wird folgende Elemente beinhalten:
  • GAP Analyse
    • Schwachstellenanalyse
    • SOLL / IST Vergleich
    • Auflistung der erwartenden Nutzwerte (Key Performance Indikatoren)
  • Optimierung der vorhandenen Prozesse, der damit verbundenen Prozesskosten und des spezifischen Nutzens der beteiligten Bereiche
  • Projektplanung zur Erreichung des SOLL-Zustandes
  • Aufwandsabschätzung der einzelnen Projektschritte
  • Festlegung der benötigten Projektressourcen
Die möglichen Schritte zur Umsetzung werden anschliessend gemeinsam erörtert und gegebenenfalls beschlossen.
Auf der Grundlage der bekannten Darstellung sollen in diesem ersten Schritt die Einzelheiten der heute vorhandenen technischen Systeme erfasst werden. Für diesen Prozess werden wir eine bewährte strukturierte Vorgehensweise vorschlagen, die die Kernfragen der einzelnen Tools abdeckt. Folgende Themen werden dabei erfasst:
  • Sichtung und Bewertung der vorhandenen Dokumente
  • Organisatorische Rahmenbedingungen (beteiligte Organisationseinheiten, Entscheidungsstrukturen, Kompetenzen der Einheiten)
  • Verwendete Prozesse der Informationsbeschaffung und -verarbeitung
  • Unterstützende technische Hilfsmittel (Tools) und ihr technologischer Stand in Bezug auf moderne Umsetzung
  • Stand der Umsetzung von Office 365 und Teams
Bei dieser Erhebung sollte auch erfasst werden, inwieweit diese Gegebenheiten in der Zentrale oder auch bei Niederlassungen gegeben sind.
In dem nächsten Projektschritt sollen dann die Vorstellungen für die Gestaltung des zukünftigen Ablaufes im Bereich des Sicherheits-, Ereignis- und Krisenmanagements zusammengetragen werden. Bei dieser Runde sollte die Gelegenheit für die an diesem Tätigkeitsfeld beteiligten Personen bestehen, Ihre Vorstellungen für einen zukünftigen Prozessablauf zu äußern. Auf der Grundlage der bisher geäußerten Vorstellungen könnten diese Vorstellungen folgende Punkte um-fassen:
  • Nutzbarkeit im tagtäglichen Sicherheits- Ereignis- und im Krisenmanagement
  • Optimierung der bestehenden Prozesse und der damit verbundenen Prozesskosten durch Nutzbarkeit für Nachbarbereiche, wie BCM, Versicherungs- und Risikomanagement etc.
  • Möglichst geringer Schulungsaufwand für alle nicht unmittelbar am Prozess beteiligte Personen
  • Gleichförmige Zugänglichkeit für alle erforderlichen Dokumente
  • Nutzung der Gesamtanwendung ohne Medienbruch
  • Dezentrale Nutzungsmöglichkeiten
  • Nutzbarkeit auf vielfältigen Endgeräten
In dem nächsten Projektschritt wird dann mittels einer agilen Vorgehensweise der IST- mit dem SOLL-Zustand abgeglichen und im Rahmen des Grobkonzeptes zusammengetragen. In dem Grobkonzept werden die wesentlichen Elemente einer zukünftig gedachten Situation niedergelegt. Dieses Grobkonzept wird folgende Elemente beinhalten:
  • GAP Analyse
    • Schwachstellenanalyse
    • SOLL / IST Vergleich
    • Auflistung der erwartenden Nutzwerte (Key Performance Indikatoren)
  • Optimierung der vorhandenen Prozesse, der damit verbundenen Prozesskosten und des spezifischen Nutzens der beteiligten Bereiche
  • Projektplanung zur Erreichung des SOLL-Zustandes
  • Aufwandsabschätzung der einzelnen Projektschritte
  • Festlegung der benötigten Projektressourcen
Die möglichen Schritte zur Umsetzung werden anschliessend gemeinsam erörtert und gegebenenfalls beschlossen.

Zusätzlich zu unserem Beratungsangebot bieten wir auch Seminare zu den Themen Risiko-, Sicherheits-, Kontinuitäts-(BCM), Krisenmanagement, Informationssicherheit, Datenschutz und Krisenkommunikation

Haben Sie Fragen zu unserem Angebot oder wünschen Sie ein Digitalisierungs-Assessment?

Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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